MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

PROPÓSITO

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S, informa la política aplicable a la entidad para el tratamiento de protección de datos personales.

NOMBRE E IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S, identificada con NIT: 900.445.408-6, con domicilio en la Carrera 58 # 5 B – 82 de la ciudad de Bogotá D.C., Portal Web www.medicalsystemlab.com

OBJETO DEL MANUAL

El presente manual tiene por objeto adoptar las políticas del tratamiento de datos personales, para proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos de propiedad de LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S, o cuyo tratamiento ha sido encargado a LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013.

por todos los medios en los cuáles se solicita información de tipo físico, electrónico, virtual, medio telefónico, vía web, etc., está comprometida con el respeto de los derechos de sus clientes, empleados y terceros en general. Por eso, adopta el presente manual de políticas para su aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales.

Estas políticas son de carácter obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S en el cumplimiento de sus funciones, incluidos contratistas y terceros que obran en nombre de LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S

ÁMBITO DE APLICACIÓN

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales, realizado en forma presencial, no presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio de LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S.

LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S se encarga directamente del tratamiento de los datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento.
LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S exige al encargado, la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

La autorización para el tratamiento de los datos personales, permite a LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S, recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar
y transmitir, para efectos de cumplir con los objetivos establecidas por la ley de acuerdo con la naturaleza y actividad económica de LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S.

En todo caso, el Titular del dato siempre tendrá la opción de revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato. El Titular del dato autoriza de manera previa, expresa e informada la inclusión de su información en las bases de datos administradas por LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S cuando hagan uso del www.medicalsystemlab.com y de los demás canales de que disponga LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S para tal fin, así como el tratamiento y la utilización de la misma por parte de LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S, sus entidades vinculadas, controladas o afiliadas o por otra entidad con la que tenga una relación comercial, en cumplimiento de los fines previstos por la Ley.

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S. ha implementado mecanismos a través de medios técnicos que facilitan al Titular de los datos su manifestación automatizada; la autorización puede
constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Vía telefónica, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. Los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del Titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica
o sanitaria, tratamiento de Información autorizado por ley para fines históricos, estadísticos o científicos y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S., deberá conservar prueba del cumplimiento de lo aquí previsto, y entregar copia de esta, a solicitud del Titular.

El Titular del dato, con la aceptación de esta política de tratamiento de datos personales, declara conocer que LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S., puede suministrar esta información a las entidades vinculadas o aliadas y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información.

Igualmente, acepta que pueden ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información.

DATOS SENSIBLES

Para los efectos del manejo de los Datos Sensibles, LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S. obtendrá la correspondiente autorización de los Titulares, de manera previa, siempre que se
trate de nuevos datos.

Para el tratamiento de los datos sensibles LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S. cumplirá con las siguientes obligaciones:

Informar al Titular por tratarse de Datos Sensibles, no está obligado a autorizar su tratamiento.
Informar al Titular cuáles de los datos son Sensibles y la finalidad del Tratamiento.

LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S. no condiciona ninguna actividad a que el Titular suministre Datos Sensibles.

DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

Se informa al Titular del dato, los derechos que las leyes sobre protección de datos personales le ofrecen, que a continuación se enlistan y que LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S., los garantiza a través del cumplimiento de los procedimientos definidos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Entidad.
Ser informado por la Entidad, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento, la Entidad ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la
Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas establecidas en este Manual que motiven nuevas consultas.

Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:

Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que disponga LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S.
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Por las Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Por la estipulación a favor de otro o para otro.

DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S. cumplirá los siguientes deberes en calidad de responsable del Tratamiento de la información:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en el presente manual.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S. cuenta con las medidas de seguridad, que buscan proteger los datos de los Titulares e impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados.

ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S. informa al titular, que podrá consultar los presentes términos y condiciones solicitándolo frente al funcionario encargado en el correo electrónico admfinanciera@medicalsystemlab.com

Así mismo puede elevar cualquier solicitud, petición, queja o reclamo a través del correo electrónico admfinanciera@medicalsystemlab.com, o personalmente por escrito en el domicilio de LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S., frente a la funcionaria Nubia Alexandra Bermúdez.

CONSULTA DE INFORMACIÓN

Los Titulares, podrán consultar la información personal que repose de ellos en las Bases de Datos cuyo tratamiento este a cargo de LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S. y no esté considera como exceptuada por la Ley. La Entidad suministrara a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Se podrán consultar de forma gratuita los datos personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas establecidas en este Manual que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S., podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

RECLAMOS

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la legislación aplicable, podrán presentar un reclamo ante LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S., de acuerdo con el siguiente procedimiento:

El reclamo se formulará mediante solicitud escrita o electrónica, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, teléfono y lugar de contacto y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El Titular sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S., manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado. Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente políticas de tratamiento de datos personales.
El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el Titular del dato después de la notificación de los nuevos lineamientos constituye la aceptación de la misma.

DEPENDENCIA O PERSONA ENCARGADA DE ATENDER PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

La dependencia encargada de tramitar las consultas, quejas, reclamos y peticiones relacionados con el tratamiento y protección de los datos personales de trabajadores, clientes, proveedores, y demás Titulares de los datos personales que maneja LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S., en sus bases de datos, será el área administrativa y financiera de LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S., correo electrónico: admfinanciera@medicalsystemlab.com

VIGENCIA

El presente Manual rige a partir del veinte (20) de marzo de 2019.

AVISO DE PRIVACIDAD (ANEXO 1)

“Aviso de Privacidad”: Declaro bajo la gravedad de juramento que todos los datos aquí contenidos
son exactos y veraces y que LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S., me ha informado de manera previa y expresa que:
1. Los datos personales suministrados por mí serán utilizados LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S., para dar cumplimiento a las finalidades que se desprenden de la naturaleza de la empresa LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S.

2. Mis datos serán objeto de recolección, almacenamiento, actualización, y copia de seguridad.
3. El Responsable y Encargado del Tratamiento de los datos será LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S.

4. Tengo derecho a conocer, actualizar, rectificar, revocar, solicitar la supresión, presentar quejas y reclamos y demás derechos contenidos en la ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario, respecto de los datos suministrados.

5. Puedo conocer el Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de
los Datos de LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S.

FORMATO DE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (anexo2)

De conformidad con lo definido por la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la Circular Externa 002 de 2015 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, y las demás normas concordantes, a través de las cuales se establecen disposiciones generales en materia de hábeas data y regula el tratamiento de la información que contenga datos personales, me permito declarar de manera expresa que:

Autorizo de manera libre, voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca la sociedad LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S, para que en los términos legalmente establecidos realice la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y en general, el tratamiento de los datos personales que he procedido a entregar o que entregaré, en virtud de las relaciones legales, contractuales, comerciales y/o de cualquier otra que surja, en desarrollo y ejecución de los fines descritos en el presente documento.

Dicha autorización para adelantar el tratamiento de mis datos personales, se extiende durante la totalidad del tiempo en el que pueda llegar consolidarse un vínculo o este persista por cualquier circunstancia con la sociedad LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S y con posterioridad al finiquito del mismo, siempre que tal tratamiento se encuentre relacionado con las finalidades para las cuales los datos personales, fueron inicialmente suministrados.

Der igual forma, declaro que me han sido informados y conozco los derechos que el ordenamiento legal y la jurisprudencia, conceden al titular de los datos personales y que incluyen entre otras prerrogativas las que a continuación se relacionan: (i) Conocer, actualizar y rectificar datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; (ii) solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento; (iii) ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a mis datos personales; (iv) presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales; (v) revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, (vi) acceder en forma gratuita a mis datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Finalmente, manifiesto conocer que en los casos en que requiera ejercer los derechos anteriormente mencionados, la solicitud respectiva podrá ser elevada a través de los mecanismos dispuestos para tal fin frente a la sociedad LABORATORIOS MEDICAL SYSTEM S.A.S que corresponden a los siguientes:

ii) teléfono: En Bogotá (57) (1) 4067106

iii) correo electrónico: admfinanciera@medicalsystemlab.com

iv) correspondencia Cra. 58 No. 5b-82 Bogotá D.C

v) Presencial: Frente a la trabajadora encargada Alexandra Medina